Produktyvumo psichologija: atskleiskite savo smegenų potencialą maksimaliam našumui

Mūsų hiper-susijusioje, greito tempo pasaulinėje ekonomikoje spaudimas būti „produktyviems“ yra nuolatinis. Pildome savo kalendorius, atsakome į el. laiškus bet kuriuo paros metu ir džiaugiamės būdami užsiėmę. Bet ar „užsiėmęs“ yra tas pats, kas produktyvus? Remiantis gausiais psichologiniais tyrimais, atsakymas yra tvirtas „ne“. Tikrasis produktyvumas – tai ne ilgesnės darbo valandos ar daugiau užduočių vienu metu; tai protingesnis darbas, atliekamas sąmoningai ir susikaupus. Tai yra produktyvumo psichologijos sritis.

Šis išsamus vadovas peržengs paprastų gyvenimo patarimų ir darbų sąrašų programėlių ribas. Mes gilinsimės į kognityvinius ir emocinius variklius, kurie skatina žmogaus našumą. Suprasdami „kodėl“, slypintį už mūsų veiksmų – kodėl tampame motyvuoti, kodėl prarandame susikaupimą ir kodėl vilkiname – galime pritaikyti strategijas, kurios yra ne tik veiksmingos, bet ir tvarios. Tai jūsų planas, kaip pertvarkyti požiūrį į darbą, įveikti psichologinius barjerus ir atskleisti tikrąjį potencialą siekiant to, kas svarbiausia.

Kas tiksliai yra produktyvumo psichologija?

Produktyvumo psichologija – tai mokslinis protinių procesų, kurie leidžia arba trukdo mums efektyviai ir našiai atlikti užduotis, tyrimas. Tai tarpdisciplininė sritis, apimanti kognityvinę psichologiją, elgsenos mokslą, neuromokslą ir organizacinę psichologiją. Ji siekia atsakyti į fundamentalius klausimus:

• Kas iš tikrųjų mus motyvuoja pradėti ir užbaigti užduotį?
• Kaip mūsų smegenys valdo dėmesį ir filtruoja blaškymąsi?
• Kodėl sąmoningai atidėliojame svarbias užduotis, net kai suprantame neigiamas pasekmes?
• Kaip galime suformuoti įpročius, kurie palaiko mūsų tikslus, ir atsikratyti tų, kurie juos sabotuoja?

Skirtingai nuo tradicinio laiko valdymo, kuris orientuojasi į išorinius įrankius ir planavimo technikas, produktyvumo psichologija žvelgia į vidų. Ji pripažįsta, kad didžiausios kliūtys maksimaliam našumui dažnai yra ne laiko trūkumas, o vidinės būsenos, tokios kaip nesėkmės baimė, sprendimų nuovargis, aiškumo stoka ar emocinis vengimas. Spręsdami šias pagrindines priežastis, galime pasiekti gilių ir ilgalaikių pokyčių savo efektyvume.

Pagrindiniai produktyvumo psichologijos ramsčiai

Norėdami įvaldyti savo produktyvumą, pirmiausia turime suprasti pagrindinius ramsčius, ant kurių jis pastatytas. Tai yra pagrindinės psichologinės jėgos, kurios lemia mūsų gebėjimą atlikti darbus.

1 ramstis: Motyvacija – veiksmų variklis

Motyvacija yra elektros srovė, kuri maitina mūsų veiksmus. Be jos net geriausiai parengti planai lieka neįgyvendinti. Psichologija išskiria du pagrindinius motyvacijos tipus:

• Išorinė motyvacija: Ji kyla iš išorinių šaltinių. Tai noras atlikti veiklą siekiant gauti atlygį ar išvengti bausmės. Pavyzdžiai: darbas už atlyginimą, pardavimo komisinių siekimas arba mokymasis siekiant išvengti neigiamo pažymio. Nors trumpuoju laikotarpiu ji veiksminga, ji gali sumažinti kūrybiškumą ir vidinį pasitenkinimą.
• Vidinė motyvacija: Ji kyla iš vidaus. Tai noras užsiimti veikla, nes ji pati savaime teikia pasitenkinimą. Pati veikla yra atlygis. Pavyzdžiai: programinės įrangos kūrėjas, iš aistros prisidedantis prie atvirojo kodo projekto, menininkas, tapantis iš džiaugsmo, ar mokslininkas, tyrinėjantis klausimą iš gryno smalsumo.

Tyrimai, ypač psichologų Edward Deci ir Richard Ryan Apsisprendimo teorija, rodo, kad vidinė motyvacija yra galingesnis ir tvaresnis aukšto našumo variklis. Ši teorija teigia, kad esame labiausiai motyvuoti, kai patenkinami trys įgimti psichologiniai poreikiai:

1. Autonomija: Poreikis jaustis kontroliuojančiam savo elgesį ir tikslus. Mikrovadyba yra galingas demotyvatorius būtent todėl, kad ji atima autonomiją.
2. Kompetencija: Poreikis jaustis efektyviam ir gebančiam susidoroti su aplinka. Esame motyvuoti, kai jaučiame, kad mums gerai sekasi tai, ką darome, ir įvaldome naujus įgūdžius.
3. Santykingumas: Poreikis turėti artimus, šiltus santykius su kitais. Jausmas, kad esi susijęs su komanda ar įmonės misija, gali būti didžiulis motyvacijos postūmis.

Praktinė įžvalga: Nesitelkite tik į „ką“. Nuolat susiekite savo kasdienes užduotis su „kodėl“. Jei rengiate nuobodžią ataskaitą, priminkite sau, kaip ji prisideda prie didesnio projekto, kuriuo tikite (autonomija ir kompetencija), arba kaip ji padės jūsų komandai pasiekti sėkmę (santykingumas). Raskite būdų susieti savo darbą su pagrindinėmis vertybėmis ir interesais, kad sustiprintumėte vidinę motyvaciją.

2 ramstis: Susikaupimas ir dėmesys – išsiblaškiusio proto sutramdymas

Šiuolaikiniame pasaulyje dėmesys yra nauja valiuta. Mūsų gebėjimas sąmoningai nukreipti dėmesį galbūt yra pats svarbiausias įgūdis žinių darbuotojams. Cal Newport savo esminėje knygoje „Giluminis darbas“ (Deep Work) jį apibrėžia taip:

„Profesionali veikla, atliekama visiško susikaupimo būsenoje be jokių trukdžių, kuri išnaudoja jūsų kognityvinius gebėjimus iki ribos. Šios pastangos sukuria naują vertę, tobulina jūsų įgūdžius ir yra sunkiai atkartojamos.“

Priešingybė yra „paviršutiniškas darbas“: kognityviniu požiūriu nereiklūs, logistinio tipo darbai, dažnai atliekami esant išsiblaškiusiam. Pavyzdžiui, atsakymas į rutininius el. laiškus, susitikimų planavimas ar naršymas socialiniuose tinkluose. Nors tai būtina, per didelis paviršutiniško darbo kiekis neleidžia mums sukurti didelės vertės rezultatų.

Psichologinis iššūkis slypi mūsų smegenų dėmesio sistemoje. Ji natūraliai linkusi į naujoves ir stimulus – bruožas, kuris buvo naudingas išgyvenimui mūsų evoliucinėje praeityje, bet šiandien lengvai pasiduoda skaitmeniniams pranešimams. Daugiaprogramis darbas (multitasking) yra mitas; iš tikrųjų mes „perjungiame užduotis“, greitai perkeldami dėmesį pirmyn ir atgal. Šis procesas turi „kognityvinę kainą“, eikvoja protinę energiją ir blogina mūsų darbo kokybę visose srityse.

Praktinė įžvalga: Įgyvendinkite Pomodoro techniką. Šis metodas pasitelkia psichologiją, kad lavintų jūsų susikaupimą. Dirbkite susikaupę 25 minučių intervalais ties viena užduotimi, tada darykite 5 minučių pertrauką. Po keturių „Pomodorų“ padarykite ilgesnę pertrauką (15–30 minučių). Ši technika suskaido bauginančias užduotis, kovoja su protiniu nuovargiu ir moko jūsų smegenis atsispirti blaškymuisi nustatytą laiką.

3 ramstis: Valia ir savikontrolė – ribotas išteklius

Ar kada pastebėjote, kad atsispirti viliojančiam desertui lengviau ryte nei vakare po ilgos, įtemptos dienos? Tai nėra charakterio silpnumas; tai psichologinis reiškinys, žinomas kaip ego išeikvojimas. Šią teoriją, kurią sukūrė psichologas Roy Baumeister, teigia, kad mūsų savikontrolės ir valios pajėgumas yra ribotas išteklius, kuris išsenka jį naudojant.

Kiekvienas mūsų priimtas sprendimas, nuo to, ką apsirengti, iki to, kaip atsakyti į sudėtingą el. laišką, atima dalelę šios protinės energijos. Tai sukelia „sprendimų nuovargį“ – būseną, kai didžiulis priimtų sprendimų skaičius blogina mūsų gebėjimą vėliau priimti gerus sprendimus. Štai kodėl daugelis sėkmingų asmenų, tokių kaip velionis Steve'as Jobsas ar Markas Zuckerbergas, garsėjo tuo, kad nešiojo asmeninę „uniformą“ – tai buvo vienu sprendimu per dieną mažiau, taupant brangius protinius išteklius tam, kas iš tikrųjų svarbu.

Praktinė įžvalga: Automatizuokite ir supaprastinkite. Sukurkite rutiną pasikartojančioms, mažo poveikio dienos dalims. Suplanuokite savaitės darbus sekmadienį. Paruoškite maistą iš anksto. Standartizuokite savo darbo eigą pasikartojančioms užduotims. Perjungę kasdienybę į „autopilotą“, jūs taupote savo ribotą valią svarbiems sprendimams ir giluminiam, susikaupusiam darbui.

Produktyvumo žudikų įveikimas: psichologinis požiūris

Suprasti ramsčius yra viena; kovoti su kasdieniais demonais, kurie sabotuoja mūsų produktyvumą, yra kas kita. Panagrinėkime labiausiai paplitusius produktyvumo žudikus per psichologinę prizmę.

Vilkinimo anatomija

Vilkinimas yra visuotinai neteisingai suprantamas kaip tinginystė ar blogas laiko valdymas. Psichologiškai tai neteisinga. Vilkinimas yra emocijų reguliavimo problema, o ne laiko valdymo.

Susidūrus su užduotimi, kuri verčia mus jaustis blogai – galbūt ji nuobodi, sunki, neaiški arba sukelia nesaugumo ar abejonių savimi jausmus – mūsų smegenų limbinė sistema (emocinė, impulsyvi dalis) siekia išvengti to neigiamo jausmo. Lengviausias būdas tai padaryti – vengti užduoties ir vietoj to daryti ką nors malonesnio, pavyzdžiui, naršyti socialiniuose tinkluose. Palengvėjimas yra momentinis, o tai sustiprina vengimo elgesį, sukuriant užburtą ratą.

Tai sustiprina Zeigarnik efektas – psichologinis polinkis geriau prisiminti nebaigtas užduotis nei baigtas. Tas neužbaigtas projektas ne tik neišnyksta; jis lieka jūsų mintyse, sukeldamas žemo lygio nerimo ir kaltės jausmą, kuris dar labiau eikvoja jūsų protinę energiją.

Praktinė įžvalga: Naudokitės Dviejų minučių taisykle, kurią išpopuliarino autorius James Clear. Jei užduotis trunka mažiau nei dvi minutes, atlikite ją nedelsiant. Tai išvalo smulkius dalykus iš jūsų protinės lėkštės. Didesnėms užduotims, kurių vengiama, įsipareigokite dirbti ties ja tik dvi minutes. Kiekvienas gali ką nors daryti 120 sekundžių. Magija slypi tame, kad pradėti yra sunkiausia. Kai pradedate, emocinis pasipriešinimas dažnai išnyksta, o inercija perima kontrolę, todėl tęsti tampa lengviau.

Netinkamo perfekcionizmo įveikimas

Perfekcionizmas dažnai nešiojamas kaip garbės ženklas, tačiau yra esminis skirtumas tarp sveiko siekio ir netinkamo perfekcionizmo.

• Sveikas siekis: Tai motyvuojanti jėga. Ji apima aukštų asmeninių standartų nustatymą ir kruopštų darbą siekiant jų, išlaikant savęs atjautą susidūrus su nesėkmėmis.
• Netinkamas perfekcionizmas: Tai paralyžiuojanti jėga. Ją skatina nesėkmės ir vertinimo baimė. Standartas yra ne tik aukštas; jis yra nepriekaištingas. Kadangi nepriekaištingumas neįmanomas, perfekcionistas dažnai vilkina arba apskritai vengia užduoties, kad išvengtų neišvengiamos „nesėkmės“ sukurti kažką netobulo.

Tai susiję su ekonominiu mažėjančios grąžos dėsniu. Pirmieji 80% projekto gali užtrukti 20% laiko. Pastūmėti kokybę nuo 80% iki 95% gali užtrukti dar 30% laiko. Tas paskutinis postūmis nuo 95% iki 99% „tobulumo“ gali sunaudoti likusius 50% jūsų laiko ir energijos, siekiant nežymaus pagerėjimo, kurio kiti gali net nepastebėti.

Praktinė įžvalga: Priimkite „pakankamai gero“ principą. Daugumai užduočių „atlikta“ yra geriau nei „tobula“. Prieš pradėdami projektą, aiškiai apibrėžkite užbaigimo kriterijus. Kaip atrodo sėkmingas rezultatas? Išsiųskite projektą, pateikite ataskaitą ar paleiskite funkciją, kai ji atitinka tuos kriterijus. Sutelkite dėmesį į iteraciją ir grįžtamąjį ryšį, o ne į bandymą viską padaryti tobulai iš pirmo karto. „1.0 versija“ pasaulyje yra be galo vertingesnė nei „tobula versija“, kuri egzistuoja tik jūsų galvoje.

Perdegimo valdymas: didžiausia produktyvumo katastrofa

Perdegimas – tai ne tik nuovargio jausmas; tai lėtinio emocinio, fizinio ir protinio išsekimo būsena. Pasaulio sveikatos organizacija (PSO) dabar jį pripažįsta savo Tarptautinėje ligų klasifikacijoje (TLK-11) kaip „profesinį reiškinį“. Jam būdinga:

• Energijos išeikvojimo ar išsekimo jausmas.
• Padidėjęs protinis atstumas nuo savo darbo arba negatyvumo ar cinizmo jausmas, susijęs su darbu.
• Sumažėjęs profesinis veiksmingumas.

Žvelgiant iš psichologinės perspektyvos, perdegimas yra ilgalaikio streso be tinkamo atsigavimo galutinis rezultatas. Jį skatina kontrolės stoka, neaiškūs lūkesčiai, toksiška darbo aplinka arba esminis neatitikimas tarp asmens vertybių ir darbo reikalavimų. Tai yra visiškas ir absoliutus jūsų produktyvumo pajėgumo žlugimas.

Priešnuodis perdegimui nėra tik atostogos. Jis reikalauja esminio požiūrio į poilsį pokyčio. Poilsis nėra darbo priešingybė; jis yra darbo partneris. Sąmoningas poilsis, atsijungimas ir „neproduktyvumas“ nėra silpnumo ženklai; tai strateginės būtinybės tvariam aukštam našumui.

Praktinė įžvalga: Planuokite atsigavimą taip pat rimtai, kaip planuojate darbą. Rezervuokite laiką savo kalendoriuje „nediskutuotinam“ poilsiui. Tai gali būti pasivaikščiojimas be telefono, hobis, visiškai nesusijęs su jūsų profesija, arba tiesiog griežtas darbo dienos pabaigos laikas. Teikite pirmenybę miegui, nes jis yra kritiškai svarbus kognityviniam atstatymui ir emocijų reguliavimui. Tikrasis produktyvumas yra maratonas, o ne sprintas, o atsigavimas yra tai, kas leidžia jums baigti lenktynes.

Produktyvaus mąstymo ugdymas: praktinės strategijos pasaulio profesionalams

Apsiginklavę šiuo psichologiniu supratimu, dabar galime įgyvendinti galingas, mokslu pagrįstas strategijas produktyviam mąstymui ugdyti.

Sąmoningo tikslų nustatymo galia

Tikslai suteikia mūsų pastangoms kryptį. Tikslų nustatymo teorija, sukurta Edwin Locke ir Gary Latham, yra viena tvirčiausių teorijų organizacinėje psichologijoje. Ji teigia, kad konkretūs ir iššūkių keliantys tikslai, kartu su grįžtamuoju ryšiu, lemia didesnį našumą.

Populiari SMART sistema yra praktinis šios teorijos pritaikymas:

• Specifiškas (Specific): Ką tiksliai noriu pasiekti? (pvz., ne „pagerinti pardavimus“, o „padidinti pardavimus Europos rinkoje 15%")
• Matuojamas (Measurable): Kaip stebėsiu pažangą ir žinosiu, kada man pavyko?
• Apasiekiamas (Achievable): Ar šis tikslas realus, atsižvelgiant į mano išteklius ir apribojimus?
• Reikšmingas (Relevant): Ar šis tikslas atitinka mano platesnius asmeninius ar organizacinius tikslus?
• Terminuotas (Time-bound): Koks yra šio tikslo terminas?

Praktinė įžvalga: Suskaidykite savo didelius, drąsius tikslus į hierarchiją. Metinį tikslą galima suskaidyti į ketvirčio tikslus, kurie vėliau skaidomi į mėnesio etapus ir galiausiai į savaitės užduotis. Tai paverčia bauginantį siekį aiškiu, veiksmingu planu ir suteikia reguliarias dopamino dozes už pasiekimus, kai atžymite mažesnius punktus, taip skatinant jūsų motyvaciją ilgai kelionei.

„Tėkmės būsenos“ panaudojimas maksimaliam našumui

Psichologo Mihaly Csikszentmihalyi sukurtas terminas tėkmė (flow) – tai protinė būsena, kai asmuo yra visiškai pasinėręs į veiklą, jausdamas energingą susikaupimą, visišką įsitraukimą ir malonumą. Ji dažnai apibūdinama kaip buvimas „zonoje“. Tėkmės būsenoje išsikreipia laiko pojūtis, išnyksta savimonė, o produktyvumas ir kūrybiškumas smarkiai išauga.

Sąlygos tėkmei pasiekti yra konkrečios:

• Aišūs tikslai: Jūs tiksliai žinote, ką reikia daryti kiekvieną akimirką.
• Momentinis grįžtamasis ryšys: Jūs matote savo veiksmų rezultatus eigoje, kas leidžia koreguoti savo našumą.
• Pusiausvyra tarp iššūkio ir įgūdžių: Užduotis turi būti pakankamai sudėtinga, kad įtrauktų, bet ne tokia sunki, kad sukeltų nerimą ar nusivylimą. Ji turėtų ištempti jūsų gebėjimų ribas.

Praktinė įžvalga: Sąmoningai suplanuokite „tėkmės sesijas“. Nustatykite užduotį, kuri atitinka aukščiau nurodytus kriterijus. Rezervuokite 90–120 minučių laiko tarpą savo kalendoriuje. Pašalinkite visus galimus blaškymus – išjunkite telefoną, uždarykite el. pašto ir susirašinėjimo programėles ir duokite ženklą kitiems, kad jūsų negalima trukdyti. Pradėkite nuo aiškaus sesijos tikslo. Būtent čia vyks jūsų prasmingiausias ir didžiausio poveikio darbas.

Tvaraus įpročių formavimo psichologija

Net 40% mūsų kasdienių veiksmų yra ne sąmoningi sprendimai, o įpročiai. Kaip aiškina Charles Duhigg knygoje „Įpročio galia“ (The Power of Habit), visi įpročiai seka paprastą neurologinę kilpą: Užuomina -> Rutina -> Atlygis.

• Užuomina: Signalas, kuris liepia jūsų smegenims pereiti į automatinį režimą (pvz., jūsų rytinis žadintuvas).
• Rutina: Fizinis, protinis ar emocinis elgesys, kuris seka po to (pvz., telefono tikrinimas).
• Atlygis: Teigiama stimuliacija, kuri praneša jūsų smegenims, kad šią kilpą verta prisiminti ateičiai (pvz., naujų el. laiškų ar socialinių tinklų naujienų naujumas).

Norėdami suformuoti naują, produktyvų įprotį, turite sukonstruoti šią kilpą. Galinga technika yra įpročių sujungimas, kai susiejate naują norimą įprotį su jau esamu. Esamas įprotis tampa užuomina naujam. Pavyzdžiui: „Įsipylęs rytinį kavos puodelį (esamas įprotis/užuomina), užsirašysiu tris svarbiausius dienos prioritetus (nauja rutina).“

Praktinė įžvalga: Padarykite jį juokingai mažą. Formuojant naują įprotį, tikslas yra ne greiti rezultatai, o ilgalaikis nuoseklumas. Užuot siekę tikslo „medituoti 20 minučių per dieną“, pradėkite nuo „medituoti vieną minutę per dieną“. Užuot „parašyti knygos skyrių“, pradėkite nuo „parašyti 50 žodžių“. Padarydami naują įprotį tokį lengvą, kad negalėtumėte pasakyti „ne“, užtikrinate nuoseklumą. Kai įprotis susiformuos, galėsite palaipsniui didinti trukmę ar intensyvumą.

Išvada: Jūsų asmeninis produktyvumo planas

Tikras, tvarus produktyvumas nėra gudrybė ar paslaptis. Tai įgūdis, pagrįstas giliu savo paties psichologijos supratimu. Tai apie mito apie „plušėjimą“ iškeitimą į žmogaus našumo mokslą. Tai reikalauja pereiti nuo pasyvios savo impulsų ir emocijų aukos vaidmens prie aktyvaus savo susikaupimo ir motyvacijos architekto.

Kelionė prasideda nuo savęs pažinimo. Pradėkite stebėdami savo modelius be vertinimo. Kada jaučiatės labiausiai susikaupę? Kas sukelia jūsų vilkinimą? Kokios užduotys suteikia jums kompetencijos ir autonomijos jausmą?

Tada pasirinkite vieną strategiją iš šio vadovo ir ją įgyvendinkite. Galbūt tai bus aplinkos sukūrimas giluminiam darbui. Galbūt tai bus baisios užduoties suskaidymas į dviejų minučių dalis. O gal tai bus sąmoningo poilsio įtraukimas į jūsų savaitės tvarkaraštį. Nereikia keisti visko iš karto. Maži, nuoseklūs pokyčiai, pagrįsti tvirtu savo proto supratimu, laikui bėgant virs nepaprasta transformacija.

Įvaldę savo produktyvumo psichologiją, jūs įgyjate galią ne tik daryti daugiau dalykų, bet ir daryti daugiau teisingų dalykų – tų, kurie atneša jums sėkmę, pasitenkinimą ir tikrą pasiekimo jausmą.